Al giorno d'oggi, la maggior parte della corrispondenza commerciale avviene online tramite e-mail. Per questo motivo, è essenziale per chi lavora nel mondo degli affari imparare a scrivere e-mail formali ed efficaci. Il formato corretto di un'e-mail favorisce notevolmente la professionalità e la comunicazione efficace. In questo articolo verranno discusse le migliori pratiche per la formattazione delle e-mail, che vi permetteranno di creare messaggi esteticamente gradevoli ed efficaci per lo scopo che si prefiggono. Non importa se siete professionisti esperti o se avete appena iniziato a lavorare nel mondo degli affari: sapere come strutturare correttamente un'e-mail è fondamentale per una comunicazione efficace.
Migliori pratiche per la formattazione delle e-mail
HTML vs. formato testo normale
10 esempi di e-mail formali e professionali
Qual è il formato di e-mail più comune?
Il formato formale dell'e-mail è tipicamente composto dai seguenti elementi:
Oggetto
L'oggetto deve essere conciso e riassumere accuratamente il contenuto dell'e-mail. Aiuta il destinatario a capire lo scopo dell'e-mail e a decidere se aprirla o meno.
Saluto
Il saluto è il saluto all'inizio dell'e-mail. Deve essere rispettoso e rivolgersi al destinatario con il suo titolo e il suo nome (ad esempio, Caro signor Smith o Caro dottor Johnson).
Introduzione
Nell'introduzione, è necessario fornire un riassunto di alto livello del motivo per cui si scrive l'e-mail. Deve essere chiara e concisa per attirare l'attenzione del destinatario.
Corpo
Il corpo dell'e-mail contiene il messaggio o l'informazione principale che si vuole trasmettere. Deve essere organizzato e suddiviso in paragrafi o punti elenco per una migliore leggibilità. Utilizzate un linguaggio chiaro e conciso per comunicare efficacemente le vostre idee.
Conclusione
La conclusione riassume i punti principali dell'e-mail e può includere eventuali azioni o richieste necessarie. Dovrebbe anche esprimere gratitudine o apprezzamento per il tempo e la considerazione del destinatario.
Chiusura
La chiusura dell'e-mail è un modo educato per terminare il messaggio. Deve essere professionale e includere il vostro nome e cognome e le informazioni di contatto, come il numero di telefono e l'indirizzo e-mail.
Firma
La firma alla fine dell'e-mail include ulteriori informazioni di contatto ed eventuali titoli o affiliazioni professionali rilevanti. È un modo per fornire ulteriore contesto e credibilità al mittente.
Qual è la differenza tra la scrittura di e-mail formali e informali?
La principale differenza tra la scrittura di e-mail formali e informali sta nel tono, nel linguaggio e nella struttura utilizzati. Mentre le e-mail formali sono utilizzate per la comunicazione professionale e d'affari, quelle informali sono più disinvolte e vengono utilizzate tra amici, familiari o conoscenti.
Scrittura formale di e-mail
Nella scrittura di e-mail formali, il tono è professionale e rispettoso. Il linguaggio utilizzato è formale ed evita espressioni gergali o colloquiali. La struttura segue un formato specifico, come già detto, con un oggetto chiaro, un saluto appropriato, un'introduzione concisa, un corpo organizzato, una conclusione riassuntiva, una chiusura professionale e una firma dettagliata.
Scrittura informale di e-mail
D'altra parte, la scrittura di e-mail informali consente un tono più rilassato e disinvolto. Il linguaggio è colloquiale e può includere espressioni gergali o informali. La struttura è più flessibile e può non includere tutte le componenti formali. Le e-mail informali hanno spesso un tocco più personale e possono iniziare con un semplice saluto come "Hi" o "Hey" invece di un saluto formale.
Qual è il numero massimo di caratteri per riga di un'e-mail?
I messaggi di posta elettronica non dovrebbero superare i 70 caratteri totali, mentre 60 sono la lunghezza massima ottimale per una riga. Ciò è dovuto al fatto che le e-mail vengono visualizzate su un'ampia varietà di dispositivi e dimensioni dello schermo, rendendo preferibile una larghezza ridotta per la leggibilità.
Mantenere le righe delle e-mail a un massimo di 60-70 caratteri aiuta a garantire che il contenuto delle e-mail venga visualizzato correttamente senza la necessità di scorrere orizzontalmente. Inoltre, consente una migliore leggibilità sui dispositivi mobili, che stanno diventando sempre più popolari per il consumo di e-mail.
Quali sono le migliori pratiche per la formattazione delle e-mail?
Per creare e-mail professionali ed efficaci, ecco alcune best practice per la formattazione delle e-mail da seguire:
1. Utilizzare un oggetto chiaro e conciso
L'oggetto deve riassumere accuratamente il contenuto dell'email e dare al destinatario un'idea di cosa aspettarsi. Evitate di utilizzare oggetti vaghi o generici che possono essere facilmente ignorati.
2. Mantenere il corpo dell'e-mail organizzato
Suddividete l'e-mail in paragrafi o punti elenco per facilitarne la lettura e la comprensione. Utilizzate strumenti di formattazione adeguati, come gli stili grassetto o corsivo, per evidenziare le informazioni importanti.
3. Utilizzare un linguaggio professionale
Quando si scrivono le e-mail, è importante utilizzare un linguaggio professionale e rispettoso. Evitate l'uso di espressioni gergali o informali e correggete le vostre e-mail per individuare eventuali errori grammaticali o di ortografia.
4. Mantenere la lunghezza dell'e-mail appropriata
Se da un lato è importante fornire tutte le informazioni necessarie, dall'altro è importante che l'e-mail sia concisa e vada dritta al punto. Evitate di scrivere e-mail lunghe e prolisse che possono sopraffare il destinatario.
5. Correggere le bozze prima di inviare
Prima di premere il pulsante di invio, prendetevi qualche momento per correggere la vostra e-mail alla ricerca di eventuali errori grammaticali o di battitura. Un'e-mail ben scritta e priva di errori dimostra attenzione ai dettagli e professionalità.
6. Attenzione al tono e al linguaggio
A volte le e-mail possono essere percepite in modo diverso da come sono state intese. Prestate attenzione al vostro tono e utilizzate un linguaggio e una formulazione appropriati per garantire che il vostro messaggio sia chiaro e rispettoso.
7. Utilizzare una firma professionale per le e-mail
Includere una firma professionale alla fine dell'e-mail. Questa dovrebbe includere il vostro nome e cognome, il titolo di lavoro, il nome dell'azienda e le informazioni di contatto, come il numero di telefono e l'indirizzo e-mail. Questo aggiunge credibilità e rende più facile per il destinatario mettersi in contatto con voi.
8. Utilizzare una formattazione corretta
Utilizzate un carattere e una dimensione professionale per le vostre e-mail. Attenetevi a caratteri standard come Arial, Times New Roman o Calibri e utilizzate una dimensione di 10 o 12 caratteri. Evitate l'uso di colori eccessivi, di stili in grassetto o corsivo o di font fantasiosi che possono far apparire la vostra e-mail poco professionale.
9. Usare saluti e chiusure appropriate
Iniziate la vostra e-mail con un saluto professionale come "Caro [Nome del destinatario]" o "Ciao [Nome del destinatario]" e concludetela con una chiusura educata come "Cordiali saluti" o "Cordiali saluti". In questo modo si stabilisce il tono di una conversazione professionale e rispettosa.
10. Attenzione al layout delle e-mail
Assicuratevi che la vostra e-mail sia visivamente attraente e facile da leggere. Utilizzate una spaziatura adeguata tra i paragrafi e prendete in considerazione l'uso di punti elenco o di elenchi numerati per una maggiore chiarezza. Evitate di scrivere lunghi blocchi di testo che possono risultare opprimenti per il destinatario.
11. Utilizzare un indirizzo e-mail verificato o un'e-mail aziendale
Utilizzate un indirizzo e-mail verificato o un'e-mail aziendale per inviare e-mail professionali. Evitate di utilizzare indirizzi e-mail personali o con nomi utente non professionali. Avere un indirizzo e-mail professionale aggiunge credibilità e professionalità alla vostra comunicazione.
Qual è la differenza tra il formato HTML e quello del testo normale di un'e-mail?
Formato e-mail di testo semplice
Il formato di testo normale è la forma più di comunicazione via e-mail. Consiste in un testo semplice e non formattato, senza elementi di stile o visivi. Quando si invia un'e-mail in formato testo normale, si invia essenzialmente un semplice messaggio di testo che può essere letto da qualsiasi client o dispositivo di posta elettronica. Questo formato è ideale per l'invio di messaggi che non richiedono particolari formattazioni o miglioramenti visivi, come semplici annunci testuali, promemoria o risposte rapide.
Formato e-mail di testo HTML
Tuttavia, è possibile aggiungere molti tipi di formattazione e componenti visivi alle e-mail utilizzando il formato HTML. Il linguaggio standard utilizzato per costruire le pagine web si chiama HTML, o HyperText Markup Language. Con la formattazione HTML è possibile includere funzioni di formattazione come punti elenco, elenchi numerati, titoli, paragrafi e testo in grassetto e corsivo. È inoltre possibile includere tabelle, video, collegamenti ipertestuali e immagini nei messaggi di posta elettronica.. Quando si desidera generare e-mail esteticamente accattivanti e convincenti, come newsletter, campagne di marketing o annunci di prodotti, si utilizza spesso questo formato.
10 esempi di e-mail formali e professionali per tipo di e-mail
1. E-mail di ringraziamento:
Oggetto: Grazie per l'incontro
Gentile [Nome del destinatario],
Desidero esprimere la mia gratitudine per l'opportunità di incontrarla oggi. È stato un piacere discutere di [argomento dell'incontro] e trarre preziosi insegnamenti dalla sua esperienza. Apprezzo molto il suo tempo e le preziose informazioni che ha condiviso.
Se sono necessarie ulteriori azioni o follow-up, non esitate a contattarmi. Attendo con ansia la possibilità di lavorare insieme in futuro.
Cordiali saluti,
[Nome]
2. Lettera di presentazione:
Oggetto: Candidatura per [Titolo della posizione]
Gentile responsabile delle assunzioni,
Scrivo per esprimere il mio interesse per il [Titolo della posizione] presso [Nome della società]. Con [numero di anni] di esperienza in [settore pertinente], sono certo che le mie competenze e qualifiche siano perfettamente in linea con i requisiti di questo ruolo.
Nella mia precedente posizione presso [Azienda precedente], ho avuto successo [citare un risultato o una responsabilità rilevante]. Questa esperienza mi ha dotato di [citare le competenze o le caratteristiche chiave] che credo contribuiranno notevolmente al successo di [Nome dell'azienda].
In allegato il mio curriculum vitae. Sarei lieto di avere l'opportunità di discutere di come le mie competenze e la mia esperienza possano essere utili a [Nome della società]. Grazie per aver preso in considerazione la mia candidatura. Attendo con ansia la possibilità di discutere ulteriormente le mie qualifiche con voi.
Cordiali saluti,
[Nome]
3. Richiesta di riunione:
Oggetto: Richiesta di incontro
Gentile [Nome del destinatario],
Spero che questa e-mail vi trovi bene. Vorrei chiederle un incontro per discutere di [argomento dell'incontro]. In base alle mie ricerche e alla comprensione della sua competenza in questo settore, ritengo che un incontro con lei sarebbe estremamente vantaggioso.
Sono disponibile [indicare data/e e ora/e specifiche] per l'incontro. Vi prego di farmi sapere se una di queste opzioni va bene per voi. In caso contrario, vi prego di suggerire una data e un orario alternativi per voi convenienti.
Attendo con ansia una vostra risposta favorevole e l'opportunità di incontrarvi.
Cordiali saluti,
[Nome]
4. Lettera formale di apprezzamento:
Oggetto: Grazie per il vostro sostegno
[Nome del destinatario],
Scrivo questa lettera per esprimere il mio più profondo apprezzamento per il vostro supporto e la vostra assistenza durante [evento o progetto specifico]. La vostra dedizione, competenza e impegno per l'eccellenza sono stati determinanti per il successo dell'impresa.
Vorrei riconoscere ed elogiare in modo particolare [citare azioni o contributi specifici]. Le sue eccezionali capacità e professionalità hanno avuto un impatto significativo e sono state notate da tutto il team.
Sono grato per l'opportunità di lavorare con una persona del suo calibro e ammiro la sua capacità di fornire costantemente risultati eccezionali. Il suo atteggiamento positivo e la sua disponibilità ad andare oltre sono stati di grande ispirazione.
Ancora una volta, vi ringrazio per il vostro prezioso contributo. Attendo con ansia la possibilità di collaborare con voi in futuro.
Con sincera gratitudine,
[Nome]
5. E-mail di promemoria:
Oggetto: Promemoria: [Prossimo evento/scadenza]
Gentile [Nome del destinatario],
Spero che questa e-mail vi trovi bene. Volevo inviarvi un amichevole promemoria su [evento/scadenza] che si sta avvicinando rapidamente.
Come discusso in precedenza, [fornire dettagli sull'evento o sulla scadenza]. È importante rimanere in carreggiata e assicurarsi che tutti i preparativi necessari siano effettuati prima della scadenza.
Le chiedo gentilmente di esaminare i documenti allegati e di completare tutti i compiti o le consegne in sospeso entro [scadenza]. Se avete domande o bisogno di ulteriore assistenza, non esitate a contattarmi.
Grazie per l'attenzione prestata a questo problema. Il vostro intervento tempestivo contribuirà notevolmente al successo di [evento/progetto].
Cordiali saluti,
[Nome]
6. Lettera di scuse:
Oggetto: Ci scusiamo per il disagio causato
[Nome del destinatario],
Scrivo questa lettera per scusarmi sinceramente per l'inconveniente causato da [incidente/evento specifico]. Mi rendo conto che questa situazione ha causato disagi e frustrazioni e mi assumo la piena responsabilità della svista.
Sono profondamente dispiaciuto per gli inconvenienti o l'impatto negativo che questo problema può aver causato a voi o al vostro team. Sappiate che stiamo lavorando attivamente per correggere la situazione ed evitare che si ripeta in futuro.
Vi assicuro che stiamo prendendo la questione molto seriamente e abbiamo implementato misure per risolvere la causa principale. Stiamo conducendo un'indagine approfondita per capire cosa è andato storto e ci impegniamo ad apportare i miglioramenti necessari per evitare che si verifichino incidenti simili.
So che i fatti parlano più delle parole e voglio assicurarvi che siamo impegnati a riconquistare la vostra fiducia e a fornire l'alto livello di servizio che vi aspettate da noi. Apprezziamo la vostra attività e apprezziamo la vostra pazienza e comprensione in questo periodo.
Se c'è qualcosa che possiamo fare per correggere la situazione o per aiutarvi in qualche modo, non esitate a contattarmi direttamente. Sono qui per ascoltare le vostre preoccupazioni e garantire che vengano affrontate in modo tempestivo ed efficace.
Ancora una volta, vi prego di accettare le mie più sincere scuse per gli inconvenienti causati. Ci impegniamo a risolvere questo problema e ci auguriamo di avere l'opportunità di servirvi meglio in futuro.
Cordiali saluti,
[Nome]
7. Email di feedback:
Oggetto: Richiesta di feedback su [Prodotto/Servizio]
Gentile [Nome del cliente],
Spero che questa e-mail vi trovi bene. Le scrivo per chiederle gentilmente un feedback sulla sua recente esperienza con il nostro [prodotto/servizio]. Apprezziamo molto la sua opinione e crediamo che il suo contributo ci aiuterà a migliorare e a fornire un'esperienza ancora migliore ai nostri clienti.
Il vostro feedback è fondamentale per noi, in quanto ci permette di capire cosa stiamo facendo bene e dove possiamo apportare miglioramenti. Ci sforziamo costantemente di superare le aspettative dei nostri clienti e il vostro feedback sincero ci aiuterà a raggiungere questo obiettivo.
Per renderla più comoda, ho preparato un breve sondaggio che richiederà solo pochi minuti per essere completato. Il sondaggio consiste in [numero di domande] e riguarda vari aspetti della vostra esperienza con il nostro [prodotto/servizio]. Le vostre risposte rimarranno anonime e saranno utilizzate esclusivamente a fini interni per migliorare le nostre offerte.
In allegato a questa e-mail trovate il sondaggio. Vi chiedo gentilmente di completarlo entro [scadenza], in modo da poter raccogliere le vostre preziose indicazioni e intraprendere azioni appropriate in base al vostro feedback.
Il vostro tempo e il vostro feedback sono molto apprezzati e noi teniamo molto alla vostra opinione. Come segno di gratitudine, ogni partecipante che completerà il sondaggio parteciperà a un'estrazione per vincere [incentivo] come ringraziamento per la sua partecipazione.
Se avete domande o riscontrate problemi durante il completamento del sondaggio, non esitate a contattarmi direttamente. Sono qui per assistervi in ogni modo e per assicurarvi un'esperienza di sondaggio senza problemi.
Vi ringraziamo ancora una volta per il vostro continuo supporto e per aver dedicato del tempo a fornire il vostro feedback. Saremo lieti di ascoltarvi e di utilizzare i vostri suggerimenti per migliorare il nostro [prodotto/servizio].
Cordiali saluti,
[Nome]
8. Formato della posta di congedo per malattia:
Oggetto: Richiesta di congedo per malattia
Gentile [nome del supervisore/dirigente],
Spero che questa e-mail vi trovi bene. Vi scrivo per informarvi che non sto bene e non potrò venire al lavoro nei prossimi giorni. Ho consultato un medico che mi ha consigliato di prendermi un periodo di riposo per riprendermi.
Mi scuso per gli eventuali disagi che la mia assenza potrebbe causare e mi assicurerò che tutti i compiti o le scadenze in sospeso siano delegati o completati prima della mia assenza. Ho già informato i miei compagni di squadra, che sono al corrente della situazione.
Vi fornirò tutti gli aggiornamenti necessari sulla mia salute e sulla mia disponibilità durante la mia assenza. Se ci sono questioni urgenti che richiedono la mia attenzione, non esitate a contattarmi via e-mail o telefono e farò del mio meglio per assistervi a distanza.
Comprendo l'importanza del mio ruolo e delle mie responsabilità all'interno del team e vi assicuro che mi riprenderò rapidamente e tornerò al lavoro il prima possibile. Mi impegnerò a ridurre al minimo i disagi causati dalla mia assenza.
Vi prego di farmi sapere se ci sono procedure o documenti specifici che devo compilare per la richiesta di congedo per malattia. Sarò lieto di soddisfare qualsiasi requisito.
Vi ringrazio per la vostra comprensione e il vostro sostegno in questo periodo. Apprezzo la vostra considerazione e spero di tornare presto al lavoro.
Cordiali saluti,
[Nome]
9. Richiesta di aumento:
Oggetto: Richiesta di revisione salariale
Gentile [nome del supervisore/dirigente],
Spero che questa e-mail vi trovi bene. Le scrivo per discutere la possibilità di una revisione dello stipendio per la mia posizione presso [Nome dell'azienda].
Nell'ultimo [periodo di tempo], ho dimostrato costantemente un alto livello di prestazioni e ho contribuito con successo alla crescita e al successo dell'azienda. Ho assunto ulteriori responsabilità, ho superato costantemente gli obiettivi e ho ricevuto feedback positivi sia dai clienti che dai colleghi.
Sulla base dei miei contributi e delle attuali condizioni di mercato, ritengo che una revisione della retribuzione sia giustificata. Ho condotto ricerche approfondite sugli standard del settore e ho scoperto che il mio stipendio attuale è inferiore alla retribuzione media per posizioni simili.
Vorrei chiedere un incontro con voi per discutere ulteriormente la questione e fornire la documentazione di supporto, come le valutazioni delle prestazioni e i dati salariali del settore. Sono convinto che i miei risultati e la mia dedizione all'azienda siano validi per un aumento di stipendio.
Sono consapevole che l'azienda potrebbe avere dei vincoli di budget e sono aperto a discutere opzioni di retribuzione alternative, come bonus basati sui risultati o benefit aggiuntivi. Il mio obiettivo principale è garantire che il mio stipendio rifletta il valore che apporto all'organizzazione.
Apprezzo molto il vostro tempo e la considerazione della mia richiesta. Ritengo che uno stipendio equo e competitivo non solo rifletta le mie capacità e i miei contributi, ma sia anche un investimento sulla mia motivazione e sul mio impegno costante nei confronti dell'azienda.
La prego di comunicarmi un orario conveniente per incontrarci e discutere di questo problema. Non vedo l'ora di avere l'opportunità di presentare il mio caso e di discutere le possibili soluzioni.
Grazie per l'attenzione prestata a questo problema.
Cordiali saluti,
[Nome]
10. Email del cliente aggiornata sul progetto:
Oggetto: Aggiornamento del progetto - [Nome del progetto]
Gentile [Nome del cliente],
Spero che questa e-mail vi trovi bene. Volevo aggiornarla sullo stato di avanzamento del nostro progetto, [Nome del progetto], e informarla sugli ultimi sviluppi.
Innanzitutto, vorrei esprimere la mia gratitudine per il vostro continuo sostegno e la vostra collaborazione nel corso di questo progetto. Il vostro contributo e il vostro feedback sono stati fondamentali per garantire la fornitura di una soluzione in grado di soddisfare i vostri requisiti specifici.
Ad oggi, abbiamo completato con successo [milestone/fase] del progetto. Questa milestone ha comportato [breve descrizione dei compiti completati]. Siamo lieti di informarvi che tutti i risultati sono stati raggiunti nel rispetto dei tempi e del budget concordati.
In futuro, il nostro team si concentrerà su [prossima tappa/fase]. Questa fase comporterà [breve descrizione dei prossimi compiti]. Abbiamo pianificato attentamente la tempistica e assegnato le risorse per garantire un'esecuzione fluida ed efficiente.
Per tutta la durata del progetto, abbiamo monitorato attentamente gli indicatori di prestazione chiave per assicurarci di essere in regola e di raggiungere tutti gli obiettivi del progetto. Il nostro team ha monitorato diligentemente i progressi e ha affrontato tempestivamente qualsiasi problema si presentasse.
Siamo consapevoli dell'importanza di una comunicazione efficace e della trasparenza e ci impegniamo a fornirvi aggiornamenti regolari. Continueremo a tenervi informati su qualsiasi sviluppo significativo e sui progressi compiuti.
Se avete domande, dubbi o requisiti aggiuntivi, non esitate a contattarci. Apprezziamo il vostro feedback e vogliamo assicurarci di soddisfare le vostre aspettative.
Vi ringraziamo ancora una volta per la vostra continua collaborazione e fiducia nel nostro team. Siamo certi che riusciremo a portare a termine con successo questo progetto e a ottenere i risultati desiderati.
Non vedo l'ora di raggiungere la prossima pietra miliare e di fornirvi presto un nuovo aggiornamento. Nel frattempo, se avete domande o bisogno di ulteriori informazioni, non esitate a contattarmi.
Grazie per l'attenzione prestata a questo problema.
Cordiali saluti,
[Nome]
È necessario seguire il formato e-mail comune per le lettere commerciali?
Sì, è consigliabile seguire il formato comune per le lettere commerciali al fine di creare e-mail professionali ed efficaci. Il formato comune per le e-mail comprende in genere l'oggetto, il saluto, il corpo dell'e-mail, la chiusura e la firma. Questo formato aiuta a strutturare l'e-mail e a facilitarne la lettura e la comprensione da parte del destinatario. Inoltre, dimostra che vi siete presi il tempo di formattare l'e-mail in modo appropriato, il che contribuisce alla vostra professionalità. Seguendo il formato di posta elettronica comune, potete assicurarvi che le vostre e-mail siano chiare, concise e professionali, suscitando un'impressione positiva nei vostri destinatari.
Conclusione
In sintesi, formattare le e-mail in modo professionale è essenziale per creare un'impressione positiva e una comunicazione efficace. Seguendo i suggerimenti illustrati in questo blog post, potrete assicurarvi che le vostre e-mail siano chiare, concise e visivamente accattivanti. Ricordate di prestare attenzione all'oggetto, al saluto, al corpo dell'e-mail, alla chiusura e alla firma. Utilizzate una formattazione corretta, saluti e chiusure appropriate e un indirizzo e-mail verificato o un'e-mail aziendale. Seguendo queste best practice, potrete creare e-mail professionali che riflettano la vostra competenza e professionalità.
Pensieri finali
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Fonti
CH
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