Come aggiungere la firma di un'e-mail in Outlook: Passo dopo passo

Nell'era digitale moderna, fare una buona prima impressione sui destinatari richiede una firma di posta elettronica professionale. Che siate professionisti o imprenditori, l'aggiunta di una firma e-mail in Outlook può migliorare la vostra comunicazione via e-mail. Seguite le istruzioni elencate in questo tutorial passo-passo sull'aggiunta di una firma e-mail in Outlook per assicurarvi che le vostre e-mail appaiano sempre professionali e ben presentate.

Come aggiungere la firma di un messaggio di posta elettronica in Outlook

Fase 1: aprire Outlook e selezionare la scheda "File" nell'angolo superiore sinistro della finestra.

Fase 2: nella scheda File, fare clic su "Opzioni" per aprire la finestra Opzioni di Outlook.

Fase 3: scegliere la scheda "Posta" dall'icona a forma di ingranaggio nel menu a sinistra della finestra Opzioni di Outlook.

Fase 4: scorrere verso il basso fino a trovare la sezione "Creare o modificare le firme per i messaggi". Fare clic sul pulsante "Firme".

Fase 5: per aggiungere una nuova firma e-mail, selezionare il pulsante "Nuovo" dal riquadro Firme.

Fase 6: Selezionare "Nuova firma" e poi "OK" per assegnare un nome alla firma. È possibile utilizzare il nome di questa persona per ricordare chi ha firmato il documento.

Fase 7: A questo punto, nel riquadro Modifica firma, potete iniziare a creare la vostra firma e-mail. Includete il vostro nome, il titolo del lavoro, il nome dell'azienda, le informazioni di contatto e un'immagine professionale per un profilo completo. È possibile formattare il testo, modificare i caratteri, aggiungere collegamenti ipertestuali e allineare il contenuto secondo le proprie preferenze.

Fase 8: fare clic su "OK" per conservare le modifiche apportate dopo la creazione della firma e-mail.

Fase 9: nelle impostazioni è possibile impostare la firma predefinita per i nuovi messaggi e per le risposte/inoltrate selezionando la firma appropriata dai menu a discesa della sezione "Scegli firma predefinita".

Passo 10: Dopo aver impostato la firma predefinita, fare clic su "OK" per chiudere la finestra Firme.

Fase 11: La vostra firma e-mail viene ora aggiunta automaticamente in fondo alle e-mail quando create un nuovo messaggio o rispondete a uno di essi.

Esiste un limite di dimensione per la firma dell'e-mail di Outlook?

Sì, esiste un limite di dimensioni per firme dei messaggi di posta elettronica di Outlook. La dimensione massima di una firma di posta elettronica in Outlook è di 32 KB. Questo include tutto il testo, le immagini e la formattazione utilizzati nella firma. È importante mantenere la firma di posta elettronica concisa e ottimizzata per garantire che rispetti il limite di dimensioni e non causi problemi di consegna delle e-mail.

L'inclusione di troppe immagini di grandi dimensioni o di una formattazione eccessiva può comportare un aumento delle dimensioni dei file, con il rischio che i messaggi di posta elettronica vengano segnalati come spam o non vengano recapitati affatto. Si consiglia di utilizzare immagini compresse e di limitare l'uso di formattazioni non necessarie per mantenere la firma e-mail entro i limiti di dimensione e garantire una comunicazione fluida con i destinatari.

Come si fa a creare una firma unica per diversi account di posta di Outlook?

È possibile aggiungere facilmente una firma distintiva a ogni account di posta elettronica di Outlook, personalizzare la corrispondenza e-mail e lasciare una buona prima impressione. Ecco come fare:

Passo 1: aprire Outlook e andare su "File" nell'angolo in alto a sinistra dello schermo. Fare clic su "Opzioni" per aprire la finestra Opzioni di Outlook.

Fase 2: nella finestra Opzioni di Outlook, selezionare "Posta" dal menu a sinistra. Quindi, fare clic sul pulsante "Firme".

Fase 3: si apre la finestra Firme e cancelleria. Da questa pagina è possibile aggiungere, modificare o rimuovere le firme. Selezionando il pulsante "Nuovo", è possibile creare una nuova firma.

Fase 4: assegnare un nome alla firma nella finestra di dialogo "Nuova firma". Questo nome è di riferimento e non sarà visibile ai destinatari delle vostre e-mail.

Fase 5: ora, nella sezione "Modifica firma", è possibile digitare la firma desiderata. Lo stile, la dimensione, il colore e l'allineamento del carattere possono essere modificati utilizzando le varie opzioni di formattazione.

Fase 6: Una volta creata la firma, è possibile scegliere se impostarla come firma predefinita per le nuove e-mail, le risposte o gli inoltri. Selezionate le opzioni appropriate nella sezione "Scegliere la firma predefinita".

Fase 7: selezionare l'account di posta di Outlook a cui si desidera associare una firma specifica dal menu a discesa della sezione "Scegli firma predefinita". Quindi, dall'opzione a discesa sotto quest'area, scegliere la firma che si desidera collegare a quell'account.

Fase 8: una volta assegnata una firma a ciascun account di posta di Outlook, fare clic su "OK" per salvare le modifiche.

Fase 9: ora, quando si compone un nuovo messaggio di posta elettronica o si risponde a un messaggio da uno specifico account di posta di Outlook, la firma corrispondente verrà automaticamente inserita in fondo al messaggio.

È possibile aggiungere un logo alla firma di Outlook?

Sì, è possibile aggiungere un logo alla firma di Outlook. Seguite i passaggi seguenti per sapere come fare:

1. Aprite Outlook e andate su "File" nell'angolo in alto a sinistra dello schermo.
2. Fare clic su "Opzioni" nel menu di sinistra.
3. Fare clic su "Posta" dal menu a sinistra della casella "Opzioni".
4. Nella sezione "Componi messaggi", fate clic su "Firme...".
5. Nella finestra "Firme e cancelleria", selezionare l'account e-mail per il quale si desidera aggiungere il logo.
6. Scegliere una firma esistente scegliendo "Seleziona" o fare clic su "Nuovo" per crearne una nuova se si desidera aggiungere il logo a una firma esistente.
7. Nella casella "Modifica firma", posizionare il cursore nel punto in cui si desidera inserire il logo.
8. Fare clic sull'icona "Immagine" nella barra degli strumenti, rappresentata da una montagna e da un sole.
9. Cercare nel computer il file dell'immagine del logo e selezionarlo.
10. Per aggiungere il logo alla firma, fare clic su "OK".
11. È possibile ridimensionare il logo facendo clic su di esso e trascinando le maniglie degli angoli.
12. Regolare l'allineamento e il posizionamento del logo come desiderato.
13. Fare clic su "OK" per conservare le modifiche dopo aver inserito il logo e aver apportato le ultime modifiche alla firma.

Conclusione

Nell'ambiente digitale di oggi, una firma di posta elettronica ben scritta ha molto peso e fa una buona prima impressione. Che si tratti di un professionista o di un imprenditore, incorporare una firma di posta elettronica in Outlook può migliorare significativamente la vostra corrispondenza elettronica. Per assicurarvi che i vostri messaggi di posta elettronica abbiano sempre un aspetto professionale, questa breve guida vi spiega passo per passo come creare e integrare una firma di posta elettronica in Outlook. Utilizzando i consigli di questo articolo, potrete facilmente sviluppare una firma e-mail che esprima la vostra unicità e massimizzi l'efficacia della comunicazione.

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Fonti

1. https://support.microsoft.com/en-gb/office/create-and-add-an-email-signature-in-outlook-com-776d9006-abdf-444e-b5b7-a61821dff034
2. https://support.microsoft.com/en-gb/office/create-and-add-a-signature-to-messages-8ee5d4f4-68fd-464a-a1c1-0e1c80bb27f2