Nell'era digitale, la firma e l'invio di documenti vitali sono a portata di clic. Uno strumento popolare che ha rivoluzionato il modo in cui gestiamo i documenti è DocuSign. Se siete professionisti, imprenditori o avete bisogno di firmare documenti in formato elettronico, imparare DocuSign vi farà risparmiare tempo e fatica. Questo tutorial di facile utilizzo vi guiderà nella gestione di documenti importanti senza alcuno sforzo.
Che cos'è DocuSign?
DocuSign è un software di firma elettronica che consente agli utenti di firmare, inviare e gestire documenti per via elettronica. Elimina la necessità di stampare, scannerizzare e spedire fisicamente i documenti, rappresentando così una soluzione comoda e conveniente per aziende e privati.
Con DocuSign è possibile firmare elettronicamente i documenti, richiedere le firme di altri e monitorare l'avanzamento dei documenti in tempo reale. Offre un sistema sicuro e legalmente vincolante di gestire documenti importanti, garantendo che i vostri documenti siano sicuri e protetti durante l'intero processo.
Come utilizzare DocuSign
Quando si utilizza DocuSign, la comprensione del processo di firma è essenziale. DocuSign offre un modo sicuro e comodo per firmare i documenti elettronicamente, eliminando la necessità di firme fisiche o di stampare e scansionare i documenti.
Passo 1: creare un account
Il primo passo per iniziare a utilizzare DocuSign è creare un account. Visitate il sito Web di DocuSign e fate clic su "Iscriviti". Inserite il vostro indirizzo e-mail e create una password. Una volta fatto, avrete accesso al vostro account DocuSign.
Passo 2: caricare il documento
Dopo aver effettuato l'accesso al proprio account DocuSign, si accede alla homepage. Per iniziare a utilizzare DocuSign, caricare il documento che si desidera firmare o inviare. Fate clic su "Nuovo", quindi scegliete "Invia un documento" o "Firma un documento" in base alle vostre esigenze. È possibile caricare un documento dal computer o dal cloud storage, oppure scegliere tra i modelli già disponibili in DocuSign.
Passo 3: Aggiungere i destinatari e i campi firma
Successivamente, è necessario aggiungere i destinatari al documento. Inserire gli indirizzi e-mail delle persone che devono firmare il documento. È anche possibile specificare l'ordine in cui i destinatari devono firmare. Dopo aver aggiunto i destinatari, è sufficiente trascinare e rilasciare i campi della firma sul documento in cui devono firmare. DocuSign offre campi personalizzabili come la firma, le iniziali, la data e i campi di testo per soddisfare i requisiti del documento.
Passo 4: personalizzare il messaggio e-mail e le opzioni
Prima di inviare il documento, è possibile personalizzare il messaggio e-mail che verrà inviato ai destinatari. È inoltre possibile selezionare opzioni aggiuntive come l'impostazione di promemoria per la firma, la possibilità di delegare ad altri e l'aggiunta di una data di scadenza. Per accedere alle opzioni, fare clic sul pulsante "Altro" nell'angolo in alto a destra.
Fase 5: invio o firma del documento
Dopo aver personalizzato il messaggio e-mail e le opzioni, si è pronti per inviare o firmare il documento. Per inviare il documento, fare clic su "Invia" come mittente. I destinatari riceveranno un'e-mail con un link per accedere al documento e firmarlo elettronicamente. Come destinatario, aprire l'e-mail e fare clic sul link per firmare il documento. È possibile firmare il documento utilizzando il mouse, il touchscreen o caricando una copia scansionata della propria firma.
Fase 6: Tracciare e gestire il documento
Dopo l'invio o la firma del documento, è possibile seguirne lo stato di avanzamento e gestirlo dal proprio account DocuSign. Potrete vedere chi ha firmato il documento, quando lo ha firmato e se ci sono firme in sospeso. È inoltre possibile inviare promemoria ai destinatari che non hanno ancora firmato e scaricare una copia del documento firmato per i propri archivi.
Opzioni di revisione e anteprima della modifica
Prima di inviare o firmare il documento, è importante esaminare e visualizzare in anteprima le opzioni di modifica disponibili. DocuSign consente di apportare modifiche al documento, se necessario, prima che venga finalizzato.
Per rivedere e visualizzare in anteprima le opzioni di modifica, è possibile fare clic sul pulsante "Rivedi e modifica" situato nell'angolo in alto a destra dello schermo. Si aprirà un menu in cui si potrà scegliere di modificare il documento, aggiungere altri campi o destinatari, cambiare l'ordine di firma o apportare qualsiasi altra modifica necessaria.
Quando si apportano modifiche al documento, è possibile utilizzare i vari strumenti di modifica forniti da DocuSign. Questi strumenti consentono di aggiungere testo, immagini, segni di spunta o altre annotazioni al documento. È inoltre possibile ridimensionare o riposizionare i campi della firma, le caselle delle iniziali o altri campi, se necessario.
Una volta apportate tutte le modifiche necessarie, è possibile visualizzare l'anteprima del documento per verificare che tutto sia corretto. L'opzione di anteprima consente di visualizzare il documento come lo vedranno i destinatari. Si tratta di una fase cruciale per garantire che il documento appaia esattamente come previsto e che tutti i campi e le informazioni siano al posto giusto.
Se è necessario apportare ulteriori modifiche, è possibile tornare alle opzioni di modifica e apportare le modifiche necessarie. Una volta soddisfatti del documento, si può procedere all'invio o alla firma, come indicato al punto 5.
Come si personalizza il campo della firma su DocuSign?
DocuSign offre una serie di opzioni per personalizzare il campo della firma in base alle vostre esigenze. Personalizzando il campo della firma, potete assicurarvi che sia in linea con il vostro marchio e che migliori l'esperienza complessiva dell'utente. Ecco i passaggi per personalizzare il campo della firma su DocuSign:
- Accedere al proprio account DocuSign: Accedere al sito Web di DocuSign ed effettuare l'accesso utilizzando le credenziali del proprio account.
- Selezionare il documento: Scegliere il documento a cui si desidera aggiungere un campo firma personalizzato. Per caricare il documento, fare clic sul pulsante "Carica" se non è ancora stato fatto.
- Accedere al campo firma: Selezionare il documento, quindi fare clic sul pulsante "Firma" nella parte superiore della pagina. Si apriranno le opzioni del campo firma.
- Personalizzare il campo firma: Nelle opzioni del campo firma, è possibile scegliere tra varie opzioni di personalizzazione. Ecco alcune opzioni chiave che è possibile modificare:
- A) Stile di firma: Selezionare il tipo di firma che si desidera utilizzare. DocuSign offre tre opzioni: disegnare, digitare o caricare. È possibile scegliere l'opzione più adatta alle proprie preferenze.
- B) Carattere della firma: Personalizzare lo stile e le dimensioni del carattere della firma.
- C) Colore della firma: scegliere il colore dell'inchiostro della firma in base al proprio marchio o alle proprie preferenze.
- D) Posizionamento della firma: Trascinare e rilasciare il campo della firma nella posizione desiderata all'interno del documento.
- Salva e applica le modifiche: Personalizzare il campo della firma come desiderato, quindi salvare le modifiche facendo clic su "Salva" o "Applica modifiche".
- Anteprima del campo firma: Prima di finalizzare il documento, è importante visualizzare un'anteprima di come il campo firma apparirà ai destinatari. In questo modo ci si assicurerà che la personalizzazione sia applicata correttamente e che il campo firma sia in linea con il proprio branding.
- Se necessario, apportare ulteriori modifiche: Per regolare ulteriormente il campo della firma, è necessario rivedere le opzioni di personalizzazione e modificarle in base alle esigenze. Prima di procedere, accertarsi che il campo firma sia esattamente come lo si desidera.
- Inviare o firmare il documento: Dopo aver personalizzato il campo della firma, è possibile inviare il documento ai destinatari o firmarlo personalmente. DocuSign offre la possibilità di inviare il documento tramite e-mail o altri metodi, a seconda delle preferenze.
Conclusione
In conclusione, DocuSign è diventato un fattore di svolta nella nostra era digitale, trasformando il modo in cui gestiamo i documenti. La sua piattaforma di facile utilizzo semplifica il processo di firma, eliminando la necessità di stampare, scansionare e spedire. Con DocuSign è possibile gestire con sicurezza i documenti, dall'aggiunta di destinatari e campi di firma alla personalizzazione dei messaggi e al monitoraggio dei progressi. La possibilità di rivedere, modificare e personalizzare i campi della firma aggiunge un ulteriore livello di personalizzazione. Con DocuSign potrete semplificare le vostre pratiche, risparmiare tempo e garantire una gestione sicura ed efficiente dei documenti per tutte le vostre esigenze professionali e personali.
Pensieri finali
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Fonti
- https://www.docusign.com/esignature/document-signing-software
- https://www.rocketlawyer.com/business-and-contracts/business-operations/contract-management/legal-guide/are-digital-signatures-legally-binding
CH
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